Chuyển đổi số về quản trị tạo nhiều thay đổi trong cách đánh giá nhân sự

ERP sẽ giúp cung cấp bức tranh toàn cảnh trong các vấn đề liên quan mảng nhân sự từ tuyển dụng, lập kế hoạch nguồn nhân lực, đào tạo, công tác…

Anh 1-54
Tăng chủ động, giảm trung gian

Trong những năm gần đây, mảng quản trị nhân sự của Tập đoàn Viettel cũng đã được chuyển dịch dần theo hướng tiếp cận với các quy trình thế giới. Với giải pháp ERP các quy trình này sẽ tiếp tục được đổi mới, chuẩn hóa mạnh mẽ hơn, kết hợp giữa chuẩn quốc tế với những tùy chỉnh phù hợp với pháp luật Việt Nam và đặc điểm riêng của của Viettel.

Về góc độ quản lý, ERP sẽ giúp cung cấp bức tranh toàn cảnh trong các vấn đề liên quan từ tuyển dụng, lập kế hoạch nguồn nhân lực, đào tạo, công tác…từ đó nâng cao trình độ của Tập đoàn về quản lý nói chung, quản lý nhân sự nói riêng.

Dựa vào ERP, Tập đoàn, các Tổng công ty..có thể thúc đẩy việc lập kế hoạch lực lượng lao động. Cần bao nhiêu nhân sự để thực hiện một kết quả nào đó? Doanh thu trung bình từ một CBNV trong tháng này là bao nhiêu? Nhờ ERP, những câu hỏi khó xác định cụ thể trước đây giờ có thể có những câu trả lời rõ nét hơn.

Theo Ban Tổ chức nhân lực, về phía đội ngũ CBNV, ERP giúp nâng cao trải nghiệm đối với hệ thống quản lý với các quy trình tự động hóa thuận tiện. Thay vì cách làm “thủ công” như trước đây, CBNV có thể tạo ra các yêu cầu về nghỉ phép, công tác, chuyển việc…trên hệ thống trực tuyến. Nhờ ERP, CBNV sẽ có công cụ để làm việc hiệu quả đồng thời giúp giảm bớt các khâu trung gian.

Đơn cử như việc xin nghỉ phép, CBNV chỉ cần tự mình đăng kí trên hệ thống, chờ được phê duyệt. Về phía người quản lý, sau khi CBNV đăng ký nghỉ phép thì người quản lý phải phê duyệt hoặc từ chối trong một khoảng thời gian cho phép nào đó. Nếu không có phản hồi theo quy định thì người quản lý sẽ bị đánh giá đối với KPI của mình.

Như vậy với ERP tất cả các quy trình sẽ trở nên minh bạch, rõ ràng, chứ không có sự vận dụng du di nhất định như cách làm cũ. Hệ thống cũng sẽ đòi hỏi đội ngũ CBNV phải chủ động hơn trong các quy trình, thủ tục hành chính.

Theo tư vấn KPMG, trên thực tế, trong giai đoạn đầu khi triển khai ERP người lao động sẽ cảm thấy có nhiều bất tiện hơn khi phải thao tác trên hệ thống ERP. Các yêu cầu nhập liệu sẽ nhiều hơn, nhiều thói quen sẽ phải thay đổi.

Trong quá trình xây dựng hệ thống, phía Việt Nam cũng có lúc muốn đơn giản hóa một số bước để thuận tiện hơn cho CBNV nhưng tư vấn KPMG đã khuyến nghị việc cần phải tạo quy định rồi đào tạo dần cho người dùng chứ không nên làm lệch quy trình quốc tế.

Ở VN nhiều khi có những quy định chặt quá, người lao động không thích và hay có xu hướng phản đối. Còn văn hóa nước ngoài thì thường họ rất tuân thủ những quy định của công ty. Khi đã là quy định thì mặc nhiên cả lãnh đạo lẫn nhân viên đều phải tuân thủ. “Điều thuận lợi là ở Viettel văn hóa tuân thủ kỉ luật luôn được duy trì rất tốt”, đại diện  Ban Tổ chức nhân lực đánh giá.

Một thế mạnh lớn của ERP đó là khả năng báo cáo xuất sắc và cập nhật. Trong hệ thống quản lý nhân sự truyền thống, các báo cáo được xây dựng chủ yếu theo hình thức thủ công. Điều này dẫn đến sự không chính xác và phát sinh lỗi.

Với hệ thống ERP toàn bộ quy trình được tự động hóa và đặc biệt các báo cáo theo yêu cầu luôn đảm bảo được tính cập nhật, điều không thể có được với các hệ thống quản lý truyền thống.

quan tri nhan su

Đánh giá chính xác, đãi ngộ phù hợp

Theo Ban Tổ chức nhân lực Tập đoàn, việc triển khai hệ thống ERP trên quy mô hàng chục nghìn nhân sự với nhiều lĩnh vực, trình độ, tính chất công việc đa dạng đã được nghiên cứu, tính toán đảm bảo hài hòa.

Theo đó các quy trình với các cách ghi nhận kết quả, dữ liệu đầu vào khác nhau đã được xây dựng phù hợp. Đơn cử thay vì chỉ áp dụng hình thức chấm công chung cho tất cả CBNV thì hệ thống ERP cho phép việc đánh giá hiệu quả công việc theo theo các nhóm khác nhau.

Với nhóm CBNV thường xuyên làm việc tại một địa điểm như khối văn phòng thì bắt buộc dùng hình thức “quẹt thẻ” để kiểm soát thời gian làm việc v.v Ngược lại với đội ngũ kinh doanh, bán hàng hay cán bộ quản lý là những người hoạt động ngoài văn phòng hoặc phải tham gia họp hành, làm việc với đối tác sẽ áp dụng cách đánh giá theo hiệu quả.

Việc áp dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc thay đổi cách giao việc, đánh giá. Sẽ có những tiêu chuẩn đánh giá định lượng rõ ràng. Ví dụ trong một dự án những việc có tính chất quan trọng nhất bắt buộc cuối kỳ CBNV phải đạt được 80-90% công việc đó mới được coi là hoàn thành chẳng hạn. Những công việc có tính chất phát sinh hoặc không định lượng sẽ dần được hạn chế.

Trên ERP có những module để theo dõi giao việc, phân rõ việc chính là gì, các yêu cầu kết quả…đều có thể đo lường được trên hệ thống. Với ERP kết quả đánh giá cá nhân đều từ kết quả công việc được ghi nhận trên hệ thống, quy ra điểm đánh giá năng lực. Từ hệ thống đánh giá này Tập đoàn sẽ có chế độ đãi ngộ, chương trình phát triển nhân viên tốt hơn.

Trong quá trình xây dựng quy trình, cũng có câu hỏi đặt ra là liệu môi trường văn hóa của Viettel , với đặc thù doanh nghiệp quân đội với những yêu cầu mang tính chất mệnh lệnh cao, có tạo ra xung đột gì với việc áp dụng hệ thống ERP theo tiêu chuẩn quốc tế liệu hay không?

Trả lời cho câu hỏi này, đại diện Ban Tổ chức nhân lực đánh giá sẽ không có xung đột mà ngược lại ERP sẽ giúp thúc đẩy văn hóa tuân thủ, tự giác vốn là thế mạnh truyền thống của Viettel.

ERP sẽ tác động như thế nào đến công tác quản trị nhân sự ? 

• Vận hành hệ thống quản trị và phân tích dữ liệu nhân sự theo chuẩn mực thế giới
• Tăng cường trao đổi  thông tin dữ liệu kinh doanh quan trọng giữa các nhóm nội bộ
• Tự động hóa quá trình kiểm tra các quy trình, qua đó giảm thiểu nguy cơ mắc lỗi thủ công
• Nhanh chóng, dễ dàng tạo các báo cáo phục vụ nghiệp vụ nhân sự và hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định cho tổ chức
• Xây dựng các mô tả công việc chi tiết, rõ ràng, trong đó có yêu cầu năng lực cho từng vị trí công việc
• Tăng hiệu quả trong thực hiện quy trình điều động, điều chuyển nhân sự đi công tác tại các thị trường
• Hỗ trợ quy trình điều chỉnh lương thưởng dựa trên ngân sách đã phê duyệt, đồng thời tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý tiền lương