Vận hành module đầu tiên của V.I Project giảm 10 lần văn bản thủ tục mua sắm

Ngày 15/4, module SAP – Ariba, thành phần đầu tiên của Dự án Chuyển đổi số lĩnh vực quản trị Tập đoàn – V.I Project, chính thức được đưa vào vận hành. Giải pháp số hóa toàn trình hoạt động nghiệp vụ đầu tư mua sắm, đưa lượng văn bản thủ tục liên quan hoạt động này từ 20 loại văn bản khác nhau xuống chỉ còn 2 loại.

Hoạt động nằm trong Dự án Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị Tập đoàn (V.I Project). Trong đó, giải pháp Ariba có nhiệm vụ quản lý và kiểm soát toàn trình quá trình mua sắm một cách đầy đủ, chính xác và minh bạch, tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam và các quy định của Viettel.

module SAP - Ariba

P.TGĐ Tập đoàn Viettel Tào Đức Thắng, P.TGĐ KPMG Việt Nam Ross Macallister và P.TGĐ Tập đoàn CMC Hoàng Ngọc Hùng nhấn nút vận hành chính thức giải pháp đấu thầu điện tử Ariba

Việc áp dụng Ariba sẽ giúp Viettel giảm số lượng hồ sơ, văn bản thủ tục cho mỗi hoạt động mua sắm từ con số 20 xuống chỉ còn 2 văn bản là Kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Hệ thống cũng giúp việc trao đổi nội bộ và trao đổi với các nhà thầu được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống một cách rõ ràng minh bạch thay vì cách làm thủ công qua email, tin nhắn, gọi điện như trước đây.

“Việc 100% các nghiệp vụ được xử lý trên hệ thống giúp đảm bảo tính thủ và kiểm soát được quy trình”, đồng chí Phan Đức Hiếu, đại diện Ban Đầu tư Xây dựng Tập đoàn trong nhóm Core-team của Dự án, chia sẻ.

Theo kế hoạch, toàn bộ giải pháp Ariba bao gồm tìm kiếm nguồn hàng (sourcing), quản lý hợp đồng (contracting) và quản lý vòng đời  nhà cung cấp (SLP) sẽ được go-live toàn bộ đối với Tập đoàn và các đơn vị hạch toán phụ thuộc, tích hợp với hệ thống SAP S/4HANA vào 11/2021.

Phát biểu tại buổi lễ, đồng chí Nguyễn Thị Hải Lý, Trưởng ban ĐTXD, thành viên Ban điều hành V.I Project cho biết việc đưa vào vận hành Ariba mới chỉ là giai đoạn khởi đầu của một quá trình chuyển đổi số nhiều thách thức. Trưởng ban ĐTXD nhấn mạnh cần xác định rõ việc triển khai Ariba không phải chỉ là việc của bộ phận đầu tư mua sắm mà còn có sự liên quan chặt chẽ với các bộ phận khác như tài chính, pháp chế, kĩ thuật.

“Việc triển khai dự án được coi là nhiệm vụ trọng tâm, đòi hỏi có sự cam kết của lãnh đạo đơn vị để triển khai áp dụng Ariba đạt hiệu quả”, Trưởng ban Đầu tư Xây dựng nhấn mạnh.

ariba kickoff update
Kế hoạch triển khai dự án Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị Tập đoàn (V.I Project)

Ariba là giải pháp dựa trên nền tảng đám mây nằm trong hệ sinh thái hệ thống quản trị của SAP quản lý toàn trình về công tác mua sắm. Giải pháp kết nối toàn bộ quy trình mua sắm Tập đoàn, từ quản lý tìm nguồn cung ứng đến thanh toán. Như vậy, Viettel có thể kiểm soát hạng mục chi tiêu từ đầu đến cuối trên một nền tảng tích hợp và duy nhất.

Module là thành phần thuộc quan trọng trong dự án Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị Tập đoàn (V.I Project). Theo Giám đốc V.I Project – Trưởng ban CNTT Tập đoàn Nguyễn Thế Nghĩa, sau khi hoàn thành, dự án sẽ thống nhất toàn bộ hoạt động, các quy trình nghiệp vụ về tài chính kế toán, đầu tư mua sắm, tài sản, nhân sự, tiền lương trong Tập đoàn và 12 đơn vị hạch toán phụ thuộc.

Chứng kiến thành quả đầu tiên của Dự án, ông Ross Macallister, Phó Tổng giám đốc, Trưởng khối Dịch vụ Tư vấn KPMG Việt Nam bày tỏ vinh dự được chứng kiến một cột mốc quan trọng đầu tiên của V.I Project. Thay mặt liên danh KPMG, SAP và CMC, ông Ross Macallister chúc mừng Viettel đã đạt được cột mốc quan trọng đầu tiên và mong muốn sẽ có nhiều cột mốc go-live trong thời gian tới.

screenshot 7
Bằng giải pháp công nghệ, số lượng lớn văn bản thủ tục sẽ được số hóa, đem lại sự minh bạch trong công tác quản trị. 

Chủ trì lễ chính thức vận hành Ariba, Phó TGĐ Tào Đức Thắng nhấn mạnh việc sử dụng giải pháp công nghệ sẽ giúp Viettel có một cụ minh bạch, hiệu quả trong công tác mua sắm. Điều này mang lại uy tín cho Viettel. Phó TGĐ cũng khẳng định triển khai Ariba mới là bước đầu của một quá trình chuyển đổi số nội bộ nhiều thách thức.

“Còn nhiều hạng mục công việc đòi hỏi nỗ lực hòi toàn Ban chỉ đạo, Ban quản lý dự án, các thành viên đối tác nỗ lực hơn nữa để hoàn thành xuất sắc Dự án V.I hoàn thành sớm vượt thời hạn”, Phó TGĐ Tào Đức Thắng nhấn mạnh.

Phó TGD ghi nhận đội ngũ CBNV tham gia dự án đã khắc phục nhiều khó khăn, cố gắng hoàn thành công việc trong bối cảnh đội ngũ chủ yếu là kiêm nhiệm, vừa đảm bảo nhiệm vụ chức năng, vừa đảm bảo công việc của dự án. Phó TGD đề nghị Ban Quản lý Dự án, các đối tác bên trong và bên ngoài Viettel tiếp tục hợp tác chặt chẽ, nhận thức đúng vai trò, sứ mệnh của dự án, đảm bảo tiến độ triển khai. Đồng thời, Ban Quản lý Dự án cũng đề xuất với lãnh đạo Tập đoàn hình thức biểu dương khen thưởng, kịp thời động viên những thành viên tích cực xây dựng và triển khai dự án.